Combien d'heures perdez vous parce que
votre Gestion Documentaire est sous-utilisée ?
Un projet de GEIDE, même s’il est parfaitement conçu d’un point de vue technique et organisationnel, peut complètement échouer à cause de facteurs humains...
L'ensemble peut être installé, le personnel être formé... et le système rester désespérément sous-utilisé.
"Le papier c'est plus simple"... "je n'arrive pas à retrouver mes documents"... "je mets deux fois plus de temps qu'avant"...
Ces réflexions sont le symptôme d'une gestion de projet qui n'a pas correctement pris compte de l'aspect humain du projet. Le management du changement est là pour prendre en compte ces aspects, et pour permettre de créer la bonne volonté et le désir d’utiliser la GEIDE. La GEIDE a des spécificités qui rend le management du changement clé.
L'ensemble peut être installé, le personnel être formé... et le système rester désespérément sous-utilisé.
"Le papier c'est plus simple"... "je n'arrive pas à retrouver mes documents"... "je mets deux fois plus de temps qu'avant"...
Ces réflexions sont le symptôme d'une gestion de projet qui n'a pas correctement pris compte de l'aspect humain du projet. Le management du changement est là pour prendre en compte ces aspects, et pour permettre de créer la bonne volonté et le désir d’utiliser la GEIDE. La GEIDE a des spécificités qui rend le management du changement clé.
Les spécificités des produits de Gestion Documentaire (GEIDE)
La majorité des produits de GEIDE ont été conçus pour ressembler le plus possible à Windows, avec sa structure de dossiers et de sous dossiers, afin de perdre le moins possible l’utilisateur en lui recréant un environnement informatique familier.
C’est pourquoi la partie formation de la GEIDE est souvent très rapide, et l’appropriation du système est dans certains cas quasiment immédiate.
Par ailleurs, comme la GEIDE s’adresse au document, l’analogie entre le circuit papier et le circuit informatique est simple à comprendre.
Ces deux raisons font que la partie formation peut être simple et rapide, sauf dans certains cas de mise en place d’architectures organisationnelles particulièrement complexes, ou qui engendrent de grands changements dans les habitudes de travail.
C’est pourquoi la partie formation de la GEIDE est souvent très rapide, et l’appropriation du système est dans certains cas quasiment immédiate.
Par ailleurs, comme la GEIDE s’adresse au document, l’analogie entre le circuit papier et le circuit informatique est simple à comprendre.
Ces deux raisons font que la partie formation peut être simple et rapide, sauf dans certains cas de mise en place d’architectures organisationnelles particulièrement complexes, ou qui engendrent de grands changements dans les habitudes de travail.
Pourquoi mettre l'accent sur le management du changement ?
Alors, pourquoi mettre l’accent sur le management du changement, si les produits sont si simples à comprendre ? Simplement, parce que la GEIDE a deux concurrents forts dans l’entreprise, concurrents qui, même s’ils sont souvent moins performants, ont pour eux l’avantage de l’habitude. Il s’agit d’une part du circuit papier, et d’autre part de Windows lui-même.
Il est en effet possible de déployer des produits de GEIDE, et de s’apercevoir qu’une partie du personnel est restée à un fonctionnement papier, ou continue à stocker ses documents sur son disque dur ou sur un disque réseau partagé. Un produit de GEIDE a cette particularité d’être un service supplémentaire destiné à fluidifier le travail de l’entreprise et des collaborateurs, mais ce n’est qu’un service supplémentaire, que l’on peut parfois ne pas utiliser. Le poids de l’habitude...
Il est en effet possible de déployer des produits de GEIDE, et de s’apercevoir qu’une partie du personnel est restée à un fonctionnement papier, ou continue à stocker ses documents sur son disque dur ou sur un disque réseau partagé. Un produit de GEIDE a cette particularité d’être un service supplémentaire destiné à fluidifier le travail de l’entreprise et des collaborateurs, mais ce n’est qu’un service supplémentaire, que l’on peut parfois ne pas utiliser. Le poids de l’habitude...
Le management du changement est bien plus vaste que la formation !
L’envergure de ce que l’on appelle le management du changement est bien plus vaste que la formation, qui n’est qu’une des étapes du changement.
Le management du changement est en effet une démarche qui s’intéresse à ce qui se passe AVANT la mise en place du projet, DURANT celle-ci et APRES que le démarrage se soit passé, afin de s’assurer que la majorité des collaborateurs ait compris le pourquoi et le comment du système, sache l’utiliser, et ai été suffisamment accompagné pour qu’il se sente confiant, désireux de l’utiliser, bref que la GEIDE fasse partie de la culture d’entreprise.
Le management du changement peut et doit suivre une démarche méthodologique précise qui permet de ne rien rater qui pourrait mettre en danger le succès du projet. Cette démarche est en réalité constituée de 5 étapes, symbolisées par la « roue du changement ».
Le management du changement est en effet une démarche qui s’intéresse à ce qui se passe AVANT la mise en place du projet, DURANT celle-ci et APRES que le démarrage se soit passé, afin de s’assurer que la majorité des collaborateurs ait compris le pourquoi et le comment du système, sache l’utiliser, et ai été suffisamment accompagné pour qu’il se sente confiant, désireux de l’utiliser, bref que la GEIDE fasse partie de la culture d’entreprise.
Le management du changement peut et doit suivre une démarche méthodologique précise qui permet de ne rien rater qui pourrait mettre en danger le succès du projet. Cette démarche est en réalité constituée de 5 étapes, symbolisées par la « roue du changement ».
